A continuació trobareu algunes recomanacions per treure el màxim profit del Portasignatures.
Si voleu fer servir el Portasignatures per a ús intern de la vostra organització (signatura de contractes laborals, nòmines, gestió de despeses, sol·licituds dels treballadors als caps...) és molt recomanable donar d'alta tots els treballadors de l'organització per tal que constin com a possibles signadors quan la persona redactora hagi d'enviar la petició de signatura. El Portasignatures de l'AOC permet l'enviament de peticions a persones no donades d'alta, però en cas que s'envii la petició com a usuari extern no podrà accedir a totes les seves peticions des del Portasignatures, si no que només hi podrà accedir a cadascuna de manera individual a través de l'enllaç del correu rebut.
Consulteu la informació sobre com sol·licitar l'alta del servei i de nous usuaris.
Per poder fer servir el Portasignatures de l'AOC és necessari disposar d'un certificat digital, però no ha de ser en targeta, si no que pot ser un certificat en programari (Tipus T-CATP). En aquest sentit, si teniu previst que els vostres treballadors facin ús del Portasignatures i algun d'ells no disposa de certificat, tingueu present que no cal sol·licitar un certificat T-CAT en targeta, si no que podeu sol·licitar un certificat T-CAT P, que a més permetrà als usuaris de l'eina signar a través del seu dispositiu mòbil.
Informació relacionada:
En el menú dret de l'eina, els usuaris redactors disposen de l'opció "Plantilles de redacció".
Aquesta opció és molt útil per aquells usuaris que creen habitualment peticions amb el mateix contingut (assumpte, destinataris...), però amb documents diferents. A través d'aquesta opció els usuaris podran crear les peticions a través d'un formulari idèntic al de redacció de noves peticions. Aquestes plantilles es poden desar per utilitzar-les en la redacció i a més compartir-les amb altres usuaris de l'entitat decidint si aquests podran només utilitzar-les en la redacció o si també poden modificar-les.
Aquells redactors que acostumen a enviar fluxos a les mateixes persones, poden desar els fluxos per poder-los reutilitzar en altres peticions posteriors.
És útil tant per a fluxos complexos (en cascada, amb diversos vistiplaus..) com per fluxos senzills. Un cop es desa un flux, es pot fer servir escrivint el nom del flux en l'apartat de destinataris.
En el formulari de redacció d'una nova petició al Portasignatures (redacció avançada) trobareu una opció anomenada "Destinataris de la comunicació interna". Els usuaris de l'eina indicats en aquest apartat, rebran una comunicació quan finalitzi el flux, però a més tindran accés a aquest en qualsevol moment des de l'apartat de comunicacions del menú esquerre.
És molt útil fer servir aquest camp per tal que més d'una persona pugui fer el seguiment dels fluxos i no només l'usuari que l'ha redactat.
