A continuación encontrará algunas recomendaciones para sacar el máximo provecho del Portasignatures.
Si desea utilizar el Portasignatures para uso interno de su organización (firma de contratos laborales, nóminas, gestión de gastos, solicitudes de los trabajadores a los jefes...) es muy recomendable dar de alta a todos los trabajadores del organización a fin de que consten como posibles firmantes cuando la persona redactora tenga que enviar la petición de firma. El Portasignatures de la AOC permite el envío de peticiones a personas no dadas de alta, pero en caso de que se envíe la petición como usuario externo no podrá acceder a todas sus peticiones desde el Portasignatures, sino que sólo podrá acceder a cada una de forma individual a través del enlace del correo recibido.
Consulte la información sobre cómo solicitar el alta del servicio y de nuevos usuarios.
Para poder utilizar el Portasignatures de la AOC es necesario disponer de un certificado digital, pero no debe ser en tarjeta, sino que puede ser un certificado en software (Tipo T-CATP). En este sentido, si tiene previsto que sus trabajadores hagan uso del Portasignatures y alguno de ellos no dispone de certificado, tenga presente que no es necesario solicitar un certificado T-CAT en tarjeta, sino que puede solicitar un certificado T-CAT P , que además permitirá a los usuarios de la herramienta firmar a través de su dispositivo móvil.
Información relacionada:
En el menú derecho de la herramienta, los usuarios redactores disponen de la opción "Plantillas de redacción".
Esta opción es muy útil para aquellos usuarios que crean habitualmente peticiones con el mismo contenido (asunto, destinatarios...), pero con distintos documentos. A través de esta opción, los usuarios podrán crear las peticiones a través de un formulario idéntico al de redacción de nuevas peticiones. Estas plantillas pueden guardarse para utilizarlas en la redacción y además compartirlas con otros usuarios de la entidad decidiendo si éstas podrán sólo utilizarlas en la redacción o si también pueden modificarlas.
Aquellos redactores que acostumbran a enviar flujos a las mismas personas, pueden guardar los flujos para poder reutilizarlos en otras peticiones posteriores.
Es útil tanto para flujos complejos (en cascada, con varios vistosos...) como para flujos sencillos. Una vez que se guarda un flujo, se puede utilizar escribiendo el nombre del flujo en el apartado de destinatarios.
En el formulario de redacción de una nueva petición al Portasignatures (redacción avanzada) encontrará una opción llamada "Destinatarios de la comunicación interna". Los usuarios de la herramienta indicados en este apartado, recibirán una comunicación cuando finalice el flujo, pero además tendrán acceso al mismo en cualquier momento desde el apartado de comunicaciones del menú izquierdo.
Es muy útil utilizar este campo para que más de una persona pueda realizar el seguimiento de los flujos y no sólo el usuario que lo ha redactado.
